Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego rejestrację urodzenia, małżeństwa lub zgonu do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji

1. Informacje ogólne, wymagane dokumenty

Zagraniczny dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego, ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu do rejestru treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego w formie czynności materialno-technicznej. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, jej pełnomocnik, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel Polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium RP i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Polsce, kierownik USC na wniosek osoby, której akt dotyczy, dostosowuje pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Wniosek w tej sprawie powinien być złożony łącznie z wnioskiem o dokonanie transkrypcji. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o nazwiskach małżonków noszonych przez każdego z nich po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w tej sprawie w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem USC, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Nie może być transkrybowany zagraniczny dokument, który powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia. Nie dokonuje się transkrypcji w sytuacji, gdy byłaby ona sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP.

Wymagane dokumenty:

• wniosek o dokonanie transkrypcji
• dokument tożsamości wnioskodawcy (do wglądu)
• oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub fotokopia potwierdzona przez uprawniony organ, który dokument sporządził, wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula
• pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składany jest przez pełnomocnika

2. Miejsce załatwienia sprawy
- Pokój nr 15, Urząd stanu cywilnego zlokalizowany na piętrze.

3. Opłaty
- 50 zł - za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji.
- 17 zł od złożenia pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej.
Opłaty należy dokonać w Kasie BG SIERAKOWICE, lub na oficjalne konto gminy:

BS SIERAKOWICE O/LINIA
Konto: 83 83 24 0001 0011 7027 2000 0010

Oryginał dowodu zapłaty opłaty skarbowej należy załączyć do podania.

4. Termin załatwienia sprawy
Po złożeniu kompletu dokumentów – bez zbędnej zwłoki.
W sprawach wymagających prowadzenia postępowania – do 1 miesiąca.

5. Podstawa prawna

• ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741, ze zm.)
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych stanu cywilnego (Dz. U. poz. 225, ze zm.)
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 23)
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 783, ze zm.)
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330)